Régimes et allergies : ce que vous pouvez demander, et ce que vous devez protéger
Collecter une allergie n'est pas anodin au regard du RGPD. Comment recueillir ce dont votre traiteur a besoin, sans constituer un dossier médical que vous n'avez pas le droit de tenir.
Vous avez besoin de savoir que Sarah est allergique à l'arachide. Votre traiteur en a besoin aussi. Mais une allergie est une information de santé, et le RGPD la traite avec un soin particulier. Voici comment faire les choses proprement, sans transformer votre séjour en dossier administratif.
Pourquoi c'est un sujet
Le règlement européen distingue les données ordinaires des catégories particulières, parmi lesquelles figurent les données concernant la santé. Ces dernières sont en principe interdites de traitement, sauf exceptions. L'une de ces exceptions est le consentement explicite de la personne concernée.
Une allergie alimentaire relève de cette catégorie. Une préférence végétarienne, en revanche, relève souvent de la conviction personnelle, elle aussi protégée. Dans les deux cas, la bonne pratique est la même.
Les quatre règles qui suffisent
Demander uniquement ce qui sert. Vous avez besoin de savoir qu'un participant ne peut pas manger de fruits à coque. Vous n'avez pas besoin de connaître son traitement, ses antécédents ou le nom de son médecin. Chaque champ que vous n'ouvrez pas est un risque que vous ne prenez pas.
Dire à quoi ça sert, au moment où vous le demandez. Une phrase suffit : « ces informations servent à préparer vos repas et à assurer votre sécurité pendant le séjour. Elles sont transmises au traiteur et ne sont pas conservées après. »
Obtenir un accord explicite. Une case cochée par le participant lui-même, pas une case pré-cochée, et pas une collecte au détour d'un email.
Ne pas garder indéfiniment. Un mois après le séjour, ces informations n'ont plus d'utilité. Les conserver, c'est prendre un risque sans contrepartie.
Ce que vous ne devez pas faire
Demander un certificat médical. Vous n'êtes pas un établissement de santé, vous n'avez ni le droit ni les moyens de conserver ce type de document.
Faire circuler la liste par email. Un tableur d'allergies envoyé à trois intervenants différents, c'est trois copies que vous ne maîtrisez plus. Transmettez au traiteur ce dont il a besoin, sous une forme qui ne nomme pas nécessairement les personnes quand ce n'est pas utile.
Confondre allergie et préférence. Une intolérance au lactose et une allergie à l'arachide n'appellent pas la même vigilance en cuisine. Séparez les deux champs, votre traiteur vous remerciera.
Le contact d'urgence, cas particulier
Demander un contact d'urgence est légitime pour un séjour résidentiel, et c'est même de la bonne organisation. Deux précautions : n'en collecter que le nom et le téléphone, et prévenir le participant que cette personne ne sera contactée qu'en cas de nécessité.
Le cas de l'allergie sévère
Pour une allergie à risque anaphylactique, l'information écrite ne suffit pas. Appelez le participant. Vérifiez ce qu'il apporte comme traitement, où il le range, et qui est au courant sur place. Notez le nécessaire pour la cuisine, et rien de plus dans votre outil.
C'est le seul endroit de cet article où la bonne pratique administrative et la bonne pratique humaine divergent : ici, un coup de téléphone vaut mieux qu'un formulaire.
Otiumly collecte ces informations auprès du participant lui-même, avec un consentement explicite, les consolide pour votre traiteur et signale les allergies critiques avec la mention « à confirmer directement avec le participant ». L'outil n'est pas hébergeur de données de santé et ne doit pas servir à stocker un dossier médical.